FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL
1. Funciones de la comunicación en las organizaciones
Las diferentes escuelas organizacionales han concedido relativa importancia al proceso
comunicativo; en función de sus enfoques. Para la Escuela clásica; la comunicación es solo
un instrumento para transmitir órdenes e instrucciones de los niveles jerárquicos superiores
a los inferiores.
La Escuela de las Relaciones Humanas: considerada a la comunicación como un instrumento
de autoridad dentro del esquema formal de la organización, que reconoce la existencia de la
comunicación informal y la necesidad de la motivación humana.
"De los sistemas sociales con un concepto central de la interdependencia, la comunicación
reviste una gran importancia dentro de la organización. Dicha escuela considera que una
óptima comunicación y con el medio que mejorará el funcionamiento de cada una de las
partes y de la organización en general".
La comunicación es el factor dinámico que hace posible la interacción, la coordinación de
actividades y el intercambio de información. Sin un adecuado flujo de comunicación interna,
las actividades organizacionales no se desarrollan de forma correcta y ello repercute en el
logro de sus finalidades.
Una vez identificada la organización como sistema social se analizó el rol que juega dentro
de la organización, que es el elemento motor de esa acción coordinada y de la propia
interrelación que es la comunicación.
Un adecuado flujo de comunicación dentro de la organización y con su núcleo de relación
fundamental que facilita la consecución de los objetivos para los que fue creada.
2. La Comunicación como factor dinámico
Incorpora el proceso comunicativo como función dentro de las organizaciones es un hecho
reciente; inclusive existen empresas e instituciones de importancia que aún no incluyen en
su estructura orgánica un área o departamento dedicado o optimizar los flujos de
comunicación tanto interna como externa entre la organización y las personas o grupos con
los que está vinculada.
"Se empieza a crear conciencia en las organizaciones acerca de la importancia que reviste
contar con una buena comunicación en todos los niveles y direcciones".
Esto es resultado de los logros obtenidos por los pioneros de la comunicación organizacional,
quienes han demostrado que la optimización de los procesos comunicativos incide de manera
importante en la productividad y en el logro de la solidaridad de propios y extraños con los
objetivos organizacionales.
La falta de información de coordinación o de motivación incide en forma importante o en el
funcionamiento de las organizaciones y son aspectos que se pueden resolver por medio de la
comunicación.
La comunicación hace posible la búsqueda de soluciones para los problemas que aquejan a la
organización el establecimiento de relaciones funcionales y no funcionales; la exteriorización
de inquietudes personales y la manifestación de conflictos e inconformidades; los rumores,etc.
3. Modalidades de Comunicación Empresarial
Dentro de la comunicación empresarial existen modalidades de comunicación según sea la
organización formal o informal:
La Organización Formal
"La organización formal es un sistema de división del trabajo que da como resultado su
estructura formal; es decir, las actividades son conscientemente coordinadas para conseguir
un objetivo pre-determinado".
La organización formal implica que las personas integradas a ella sean capaces de
comunicarse entre sí, estén dispuestas a actuar y participen con un propósito común. Dentro
de esta organización están presentes la delimitación de funciones, la jerarquización, la
delegación de actividades y de responsabilidad, la dirección y los mecanismos de control.
La Organización Informal
La organización informal nace del agrupamiento espontáneo de individuos que pertenecen a
una organización formal. Se desarrollan actividades que carecen de un propósito consciente
de grupo el comportamiento de agente es espontáneo, la interrelación es voluntaria y con las
personas que elija.
"Dentro de la organización informal facilita la comunicación entre las personas y propician la
creación de grupos. Los grupos informales se forman por afinidades entre los individuos talescomo edad, sexo, clase social, grupo de educación, preferencias comunes en materia deportiva, artística, recreativa, etc."
4. La Comunicación Formal
"La comunicación formal es aquella prevista y ejecutada de acuerdo a la estructura orgánica
establecida y a los objetivos que la organización desea alcanzar. Se traduce en la relación
existente entre órganos y el personal componente de las mismas".
La comunicación formal tiene lugar entre el personal de acuerdo con las líneas de
comunicación señaladas y los procedimientos establecidos en la organización formal.
"El sistema formal de comunicación está constituido por el consumo de vías o canales
establecidos por donde circula el flujo de información con datos relativos al trabajo, entre las
diversas unidades administrativas, a su vez, este sistema tiene por objeto lograr la
coordinación eficiente de todas las actividades distribuidas en la estructura de la organización
formal".
Esta organización puede ser de 3 clases: Vertical, Horizontal y Transversal.
Comunicación Vertical
Es la establecida por la línea de autoridad o de mando; es decir, aquellas que parten de un
miembro del organismo administrativo de un nivel distinto al del destinatario, la cual
proporciona canales de comunicación que se extiende a través de toda la estructura administrativa.
5. Comunicación Informal
La comunicación Informal es aquella que comprende al conjunto de relaciones
interpersonales, con independencia del desarrollo de las labores propias del cargo dentro de
la organización. Sin seguir los canales ni los procedimientos establecidos en la organización
Formal.
"En una comunicación Informal, la información transmitida puede tener relación con las
actividades de la institución o puede no tenerla".
En la comunicación Informal el flujo de información circula por canales abiertos por la
organización Informal, ajenos a la estructura formal.
El rumor como medio de comunicación Informal
El rumor o la murmuración son los medios de comunicación Informal que deben ser tomados
en cuenta por el Supervisor.
Al iniciarse, el contenido del rumor puede ser cierto o falso, pero cuanto más se propaga más
se pervierte y se deforma el contenido inicial.
Una vez aceptado, existe una tendencia a deformar las noticias con el fin de que concuerden
con el tema central.
En el rumor intervienen agentes receptores pasivos de la noticia y agentes transmisores o
individuos de enlace que se encarga de difundirla.
Entre los individuos de enlace figuran los "Empleados Problema" y los líderes informales, que moldean su opinión.
6. Las barreras en el proceso de la Comunicación
Es natural que entre los elementos del proceso surjan obstáculos, llamados barreras por los
psicólogos, que es necesario salvar para que la comunicación sea efectiva.
Estas barreras pueden ser de distintas clases:
a) Barreras semánticas;
b) Barreras físicas;
c) Barreras fisiológicas;
d) Barreras psicológicas;
e) Barreras administrativas.
Las barreras semánticas
"Estas se derivan del problema consistente en que los símbolos trasmitidos transporten
precisamente el significado deseado".
La palabra, ya sea hablada o escrita, es generalmente el símbolo usado en la comunicación
administrativa. El hecho de que cada palabra tenga varias acepciones oficialmente
reconocidas y algunas otras sancionadas por el uso común, ya es un obstáculo para lograr
una comunicación efectiva. No es posible detenerse a explicar en qué sentido se está usando
cada palabra.
La deformación del contenido del símbolo (o sea del significado de la palabra) puede no
deberse al significado en sí, sino a la interpretación que le da el receptor a sus características
psicológicas transitorias o permanentes.
La comunicación puede ser recibida en forma bastante diferente de la que se ha intentado.
La palabra utilidades puede representar para el ejecutivo una medida del éxito y un rédito
merecido por una compañía; mientras que para el empleado puede representar algunos de
los fondos que debería haber recibido en forma de mayores salarios. La diferencia del
significado en este caso está en las personas y no en las palabras.
7. ¿De qué provienen las barreras?
Del análisis del proceso de la comunicación se puede concluir que las barreras consisten en
los siguientes hechos y tendencias:
Barreras semánticas: Las palabras tienen significados diferentes.
Barreras físicas: Los aparatos para trasmitir mensajes son falibles.
Barreras fisiológicas: Los hombres que intervienen en una comunicación pueden
tener defectos fisiológicos.
Barreras psicológicas: Las personas tienen percepciones diferentes y limitadas del
mundo exterior. Los humanos interpretan el mundo exterior de acuerdo con su
personalidad. La producción de los símbolos que expresan el mensaje está sujeta a la
capacidad de transmisor. Las mismas palabras significan cosas diferentes para
personas distintas.
Barreras administrativas.- La competencia desleal por un ascenso entre funcionarios
del mismo nivel aparece como defecto en el comportamiento administrativo.
Las diferencias de nivel en la jerarquía de la organización deforman el mensaje u obstruyen los canales.
